Многим пассажирам для бухгалтерской отчетности требуется предоставление всех имеющихся документов о денежных расходах по командировке, в частности, по проезду. По этой причине возникает необходимость получить чек по номеру билета ЖД. У каждого есть на это право. Осталось разобраться, как это сделать.

Для чего нужно получить чек на электронный билет ЖД?

Прежде всего разберёмся, зачем нужен чек за электронный билет ЖД. Поездки сотрудников в деловых целях оплачиваются со счета компании, командировавшей специалиста. Все расходы, согласно законодательству, должны подтверждаться документально. Ж/д билет дает право проезда, однако не подтверждает факт покупки и полный объём денежных затрат, которые как раз отражены в кассовом чеке, а он и является документом финансовой отчетности.

Говоря о предназначении чека на билет, выделяют:

  • подтверждение совершения покупки при необходимости совершить возврат;
  • контроль расходов;
  • планирование предстоящих затрат.

В случае приобретения билета в кассе ж/д станции, чек выдаётся кассиром сразу же. Если речь идет о приобретении электронного тикета, то чек должен также приходить с письмом, к которому прикреплён электронный билет, а получение – по электронной почте или на телефон — это выбирает покупатель. Без чека можно обойтись только в том случае, если на распечатанном проездном документе имеется QR-код, а при отсутствии чек является обязательным для бухотчетности.

Способы получения чека за электронный билет и варианты действий при его отсутствии

Есть несколько способов того, как получить чек за электронный билет ЖД:

  • у кассира станции при покупке документа на проезд;
  • вместе с электронной версией билета, присланной по e-mail или на телефон.

Но пассажиры часто сталкиваются с тем, что не вся проездная документация приходит. Тогда актуальным становится вопрос: где взять чек на электронный билет ЖД?

Первым делом проверьте собственную почту и папку «Спам». Нередко автоматическая сортировка входящих писем срабатывает некорректно и не допускает в основной поток входящих сообщений от сервисов. В итоге чек может оказаться там. Если нет, то ещё раз просмотрите «Корзину», чтобы убедиться, что в приложении к удалённому вами письму действительно не было чека. При использовании @gmail.com рекомендуется проверить сортировку «Промоакции», т.к. письма такого плана часто отсортировываются почтовиком туда.

В том случае, когда описанные действия не привели к желаемому результату, поиск чека по номеру билета предстоит продолжить на официальном сайте ЖД. Делается это так:

  • нужно зайти на сайт;
  • пройти авторизацию;
  • в главном меню выбрать «Мои заказы»;
  • найти данные по интересующей поездке и заказать высылку контрольного купона по электронной почте. В купоне должны указываться сведения о маршруте, номер билета и заказа, стоимость.

Дальше контрольный купон будет направлен указанным вами способом, после чего его останется распечатать и предоставить бухгалтеру своей организации. При запросе необходимо внимательно перепроверить данные, чтобы не допустить опечатки или ошибки в электронном адресе, номере телефона, и не отправить чек постороннему лицу.

Важно также учитывать, что по e-mail или на телефон можно получить чек ЖД при покупке электронного билета на сайте ЖД с оплатой банковской картой, сразу же, в сервисе. Только при соблюдении этого условия можно рассчитывать на высылку отчетных документов.

Что делать, если билет ЖД покупался на станции на бумажном носителе и был утерян?

Нередко необходимость поиска чека по реквизитам билета ЖД возникает и у тех, кто совершал покупку в кассе и изначально имел всю документацию, но потерял или случайно ее уничтожил. Что делать тогда?

Если проездной купон был приобретен в кассе, то, чтобы восстановить билет ЖД после поездки для отчета, необходимо вернуться на туже станцию, на которой была совершена покупка, и обратиться к кассиру или дежурному администратору. Там предстоит подать заявление на получение архивной справки. Она не будет дубликатом билета как такового, но в ней указываются данные, необходимые для отчёта по командировке. Данная справка является официальным документом, и бухгалтер обязан её принять у сотрудника в качестве доказательства расходов.

В данной ситуации восстановление чекового документа об осуществлении оплаты процедурой не предусмотрено, т.е. найти чек по билету ЖД вместе с получением дубликата проездного купона не удастся. При этом архивная справка является альтернативой, заменяющей для отчетности проездной купон и квитанцию на его приобретение.

Пассажиру следует знать, что:

  • чек нужен лишь тогда, когда купон на проезд приобретён и получен в привокзальной кассе и не содержит QR-кода;
  • если проездной документ куплен онлайн, содержит все реквизиты и QR-код (на электронных вариантах он всегда есть), то в получении отдельно чека нет необходимости, т.к. это его равносильная альтернатива.

Порядок действий по поиску чека на билет, приобретённый через «Первый ОФД»

Очень многие пассажиры приобретают проездные документы на сайте «Первый ОФД», т.к. ЖД официально использует для продажи и этот ресурс. На сервисе хранятся все электронные тикеты, следовательно, найти чек по номеру билета ЖД можно.

Ещё на этапе заказа и покупки следует указывать, куда прислать документацию – на e-mail или телефон. Чек достаточно длинный, в нём включается информация по тарифам, сервису. На «Первый ОФД» предусмотрено 3 способа поиска:

  • первый – введение по ФН (номер фискального накопителя), ФД (фискальный документ) и ФПД (фискальный признак документа);
  • второй – по реквизитам билета;
  • третий – по полученной ссылке (пришла электронным письмом или в SMS).
Тут стоит добавить, что, выбрав вариант того, как найти чек ЖД по номеру билета, в запросе также понадобится указать его серию и ИНН перевозчика. В остальном – никаких сложностей не будет.

Как видим, сегодня лучший и удобный во всех смыслах вариант приобретения проездного на ЖД – это электронный. С 01.07.2019 он официально разрешён для использования бухгалтерией в финансовой отчётности.